Como poner al inquilino en la lista de morosos: pasos y costes para estar listo

Si tu inquilino no te paga el alquiler, seguramente te habrás planteado “poner al inquilino en la lista de morosos”. Es una opción legítima por parte de arrendadores, de gestores de alquiler y de aseguradoras para evitar que esa persona vuelva a causar un perjuicio a otros propietarios, pero exige cumplir estrictamente con la normativa de protección de datos.

En esta guía te explicamos qué ficheros existen, si puedes incluir a un arrendatario, todos los requisitos del art. 20 LOPD-GDD (Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales), así como sus costes, quién está autorizado a inscribir o consultar esos ficheros, además de las cláusulas contractuales que conviene considerar para facilitar esta labor.

Qué son las “listas de morosos” y qué ficheros existen en España

Las listas de morosos son sistemas de información crediticia que registran impagos de obligaciones dinerarias.

Las listas generalistas más empleadas en España son ASNEF (Equifax) y BADEXCUG (Experian). En alquiler hay ficheros de morosidad sectoriales como BDMI (idealista) o FIM Ibérica. Para deudas judicializadas, existe el Registro de Impagados Judiciales (RIJ) del Consejo General de la Abogacía Española. Cada fichero tiene reglas de acceso y operativa distintas que analizaremos posteriormente.

¿Puedo incluir a mi inquilino en una lista de morosos?

Sí, siempre que la deuda cumpla los requisitos del art. 20 LOPD-GDD y sigas el procedimiento adecuado. Esto implica que:

• la deuda ha de ser cierta, exigible y vencida. Ha de ser además superior a 50€;
• has de haber reclamado fehacientemente la deuda, informando al afectado de su posible inclusión si no atiende al requerimiento de pago, y especificando el fichero concreto en el que será incluido;
• no ha de estar discutida judicial o administrativamente, ni en un MASC vinculante;
• el impago ha de estar presentado al fichero por el propio acreedor o quien actúe en tu representación;
• se ha de identificar de forma precisa al deudor (nombre y DNI), el importe y el concepto de la deuda;
• la empresa gestora del fichero debe notificar al afectado su inclusión e informar de sus derechos en 30 días. Durante ese plazo los datos quedan bloqueados.
• si en ese plazo el interesado paga o argumenta la existencia de una controversia fundada, la difusión no tendrá lugar

Riesgos por inclusión indebida en una lista de morosos

Incluir a un inquilino moroso sin cumplir los requisitos antes mencionados puede vulnerar el derecho la privacidad de datos personales, o al honor y acarrear sanciones administrativas e indemnizaciones por daños y perjuicios. Es por ello fundamental documentar todo el proceso y extremar el rigor antes de inscribir a un moroso en un fichero.

Sanciones administrativas (Agencia Española de Protección de Datos)

La AEPD sanciona la solicitud de inclusión en un fichero de morosidad sin base jurídica, por vulneración de alguno de los principios o derechos establecidos en la RGDP, o por el incumplimiento de las garantías del art. 20 LOPDGDD (información previa, deuda cierta/no controvertida, bloqueo/aviso). Las multas del RGPD pueden alcanzar hasta 20.000.000€ o el 4% de la facturación global (en el caso de empresas), graduándose según gravedad, intencionalidad y daños. En la práctica, la cuantía para particulares o pymes suele ser muy inferior, pero también son significativas.

Responsabilidad civil por vulneración del derecho al honor

Según doctrina del Supremo, la inclusión indebida en registros de morosos se considera una intromisión ilegítima en el honor, incluso aunque el fichero no haya sido consultado por terceros. La clave para evitar este riesgo es que la deuda sea veraz, cierta, vencida, exigible y no controvertida.

Los tribunales vienen reconociendo daños morales y, en su caso, patrimoniales. Las cuantías dependen de factores como el tiempo de permanencia en el fichero de morosos, el acceso por terceros y los perjuicios causados (denegación de financiación, reputación, etc.). Hay fallos con indemnizaciones de 4.000 € a 10.000 € e incluso superiores en supuestos graves.

Conservación y uso de los datos en el fichero de morosos

Una vez conseguida la inclusión en el fichero de morosos cabe considerar ciertas condiciones bajo las que se podrán conservar y consultar estos datos.

• Conservación y retirada: los datos solo se mantienen en el fichero mientras persista el impago con un máximo de 5 años desde su vencimiento; si el deudor demuestra que ha pagado, se cancela la deuda o vence el plazo mencionado, los datos deberán suprimirse.
• Limitación de consultas: solo pueden consultar el fichero quien ya tiene relación comercial con la persona inscrita o quien esté valorando proveer un servicio financiero, o de facturación periódica.
  • En caso de estar valorando la firma de un contrato de arrendamiento, debes solicitar previamente al candidato su autorización expresa antes de realizar cualquier consulta.
  • Si para realizar la consulta de solvencia has delegado en una aseguradora, normalmente deberás recabar previamente la autorización del candidato para que ésta compañía realice dichas consultas a estos ficheros
• Transparencia: si deniegas el contrato por el resultado de la consulta, debes informar al afectado de dicho resultado.
• Corresponsabilidad: el fichero y el acreedor de la deuda impagada son corresponsables del tratamiento de los datos. El acreedor (el arrendador en este caso) responde de la exactitud y licitud de la deuda.

Cómo y quién puede incluir o consultar las listas de morosos

Si bien listas sectoriales como las de BDMI (idealista) o FMI son accesibles por propietarios particulares -tanto para consultar como para incluir a inquilinos con deudas- otras listas sólo son accesibles por parte de usuarios profesionales. Por ejemplo:

• RIJ: sólo es accesible para abogados colegiados
• ASNEF o BADEXCUG: el acceso es para entidades adheridas. Si bien como particular no puedes realizar consultas directas, sí que puedes hacerlo a través de un intermediario (agencia, aseguradora, despacho) que te repercutirá su tarifa.

Cómo saber si un inquilino es moroso

Por otro lado, debes tener en cuenta que si eres propietario y quieres obtener un certificado de inquilino no moroso, debes recabar la autorización del inquilino por escrito. La LOPDGDD limita las consultas a la existencia de un “interés legítimo”, prohibiendo usar los datos obtenidos a través de la consulta para perfilar más allá del fin acordado. En este caso el de averiguar la solvencia para asumir el pago de la renta.

Si eres el deudor afectado, la consulta de cualquiera de estos ficheros es siempre abierta y gratuita. Para que puedas así saldar tu deuda, o bien ejercer tus derechos de rectificación o supresión.

Plataforma afectados por inquilinos morosos

Si te has visto afectado por un inquilino moroso es probable que te hayas planteado compartir sus datos con otros propietarios, para evitar que ese inquilino vuelva a causar un daño. Por todo lo que acabamos de explicar, ahora sabes que eso no es posible.

Sin embargo sí que existen plataformas de propietarios de pisos de alquiler que hayan podido verse afectados por inquilinos morosos. La mayor plataforma de arrendadores ha sido creada por Rentuos, y cuenta ya con más de 55.000 miembros. Puedes formar parte de ella a través de este link.

Cuánto cuestan los ficheros de morosos

Aquellos ficheros accesibles por particulares, suelen ofrecer gratuitamente la inclusión de nuevas deudas, cobrando una cantidad por consulta:

• FIM: 24,95€ por informe (FIM-Score)
• BDMI : 4,90€ por informe. A pesar del mejor precio, tienes que tener en cuenta que BDMI ha sido recientemente creada, y por ello debería tener un tamaño menor al del fichero FIM. Si bien el respaldo comercial de su accionista, Idealista, nos hace pensar que pronto alcanzará un volumen e historial significativo

Cláusulas a introducir en tu contrato de alquiler

Para poder incluir a un inquilino en un fichero de morosos conviene incluir una cláusula en el propio contrato que preautorice al arrendador a inscribirle en caso de impago. No sólo facilita el cumplimiento posterior de los procedimientos necesarios, sino que además puede tener un efecto disuasorio en el posible impagador. En Rentuos incluimos la cláusula necesaria para reportar el impago al fichero de morosos de idealista, añadiendo este párrafo en nuestra cláusula de tratamiento de datos personales:

«Rentuos Real Estate S.L. informa a la parte arrendataria que, en caso de impago de la renta, sus datos personales podrán ser cedidos al fichero de solvencia patrimonial negativo gestionado por Base de Datos de Morosidad Inmobiliaria, S.L.U. (www.idealista.com/base-datos-inquilinos-morosos/) en base al interés legítimo de prevención del fraude mediante el proceso de www.idealista.com/base-datos-inquilinos-morosos/como-incluir-morosos. En caso de incorporación de los datos de impagos del Inquilino en un fichero de solvencia patrimonial negativo, el Inquilino recibirá, en el plazo máximo de un mes desde la inscripción de la deuda en el fichero, una comunicación del titular de dicho fichero informándole de la incorporación de sus datos personales en el mismo.»

Además hay que tener en cuenta que -en el proceso de búsqueda de inquilino- los candidatos deben autorizar al propietario -o a su agencia encargada- para que compartan los datos personales y financieros con la aseguradora y para que a su vez ésta realice las consultas pertinentes a los ficheros de morosos. A continuación puedes descargar nuestro modelo de tratamiento de datos personales para inquilinos.

Es especialmente recomendable, porque no sólo establece los términos en los que se tratará y cederá a la aseguradora la documentación de los inquilinos, sino que además obliga a los interesados a garantizar la veracidad de la documentación. Abriendo así la puerta a posibles acciones penales en caso de que la documentación aportada sea falsa o estén suplantando la identidad de otra persona.

Por último cabe recordar ciertas buenas prácticas que te ayudarán a la hora de notificar fehacientemente a las partes (incluidos los avalistas) y reclamar cualquier deuda. Algunas de ellas son:

• Indicar en el contrato el domicilio y medios válidos de notificación. No solo para inquilinos, pero también para avalistas.
• En los contratos con varios inquilinos o avalistas, establecer la solidaridad entre las partes.

FAQs sobre listados de morosos

¿Basta un mes de renta impagado para incluir?

No hay un número mínimo de meses impagados. Lo relevante es que la deuda sea cierta, vencida, exigible, supere 50 € y no esté en discusión. Hay que requerir previamente el pago avisando de que de no hacerlo se le incorporará a ficheros de morosos.

¿Cuánto tiempo permanece el inquilino en un fichero de morosos?

Máximo 5 años desde el vencimiento, salvo pago o rectificación.

¿Puedo consultar ficheros de morosos sin permiso del inquilino o del candidato a alquilar?

En alquiler, solicita autorización expresa; las consultas sin consentimiento se limitan a supuestos tasados de financiación/pagos aplazados/facturación periódica.

¿Cuánto cuesta consultar un fichero de morosos?

En ficheros sectoriales de alquiler, FIM cobra 24,95 € por consulta e inscribir es gratis; BDMI fija precio en condiciones y la inscripción es gratuita; en RIJ, inclusión 29,90/39,90 € + IVA vía abogado y consulta para letrados gratis; ASNEF/BADEXCUG operan mediante adheridos (coste del intermediario).

La inscripción, en todos ellos, es gratuita

Conclusión sobre los ficheros de morosos para alquilar

Incluir a un inquilino en una lista de morosos puede ayudarte a prevenir reiteraciones y a recuperar el pago, pero solo si cumples escrupulosamente la ley.

Nuestro consejo: prepara el contrato con las cláusulas adecuadas, solicita autorización para consultar su solvencia, gestiona de cerca la gestión de cobros e incidencias para asegurar un alquiler seguro. Si pese a todo ello el inquilino impaga, documenta cada paso de manera fehaciente (burofax), combina MASC y las vías judiciales con un buen seguro de impago. A partir de ahí, incorpora esa deuda a los ficheros de morosos pertinentes, siempre tras haber informado al afectado.

¿Quieres que lo gestionemos por ti? En Rentuos seleccionamos inquilinos solventes, gestionamos el día a día y para que cobres la renta puntualmente el día 3 de cada mes hasta la recuperación de la vivienda.